Elektroniczna skrzynka podawcza Podlaskiej WK OHP

Elektroniczna skrzynka podawcza Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP

Informacje ogólne

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. z 2018r. poz. 180) Podlaska Wojewódzka Komenda Ochotniczych Hufców Pracy w Białymstoku uruchomiła Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP). Umożliwia ona przyjmowanie i obsługę dokumentów elektronicznych.

Dokumenty elektroniczne powinny być doręczane do Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej dostępnej w następujących systemach:

OBYWATEL.GOV.PL pod adresem: https://obywatel.gov.pl/wyslij-pismo-ogolne

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/sprawy-ogolne/ogolne-sprawy-urzedowe-2/pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego-nowe

Adres skrytki ePUAP: /PodlaskaWKOHP/SkrytkaESP

Korzystanie z obu systemów wymaga posiadania konta w systemie ePUAP z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP, wystawionego przez organ wskazany przez Ministra Administracji i Cyfryzacji.

W formularzu Pisma ogólnego do podmiotu publicznego należy w pierwszej kolejności określić urząd lub instytucję do której kierujemy pismo. Aby zawęzić listę wyszukiwania można wpisać np. kod pocztowy instytucji. Następnie należy określić rodzaj i tytuł pisma oraz opisać swoją sprawę. Do tworzonego pisma można dołączyć załączniki w postaci elektronicznej.

Sposób korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej opisany został na stronach https://epuap.gov.pl lub htps://obywatel.gov.pl.

Po złożeniu (wysłaniu) dokumentu elektronicznego Interesant automatycznie otrzymuje na swoją skrytkę ePUAP Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia.

Akceptowane formaty dokumentów

W Elektronicznej Skrzynce Podawczej akceptowane są formaty dokumentów elektronicznych wymienione w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. z 2017r. poz. 2247).

Dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne:

.txt - dokumenty w postaci czystego (niesformatowanego) zbioru znaków zapisanych w standardzie Unicode UTF-8,
.rtf (Rich Text Format) - dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,
.pdf (Portable Dokument Format) - dokumenty tekstowo-graficzne,
.odt (Open Document Format) - dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,
.ods (Open Document Format) - dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego,
.odp (Open Document Format) - dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych,
.doc (Microsoft Office Word) - dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,
.xls (Microsoft Office Excel) - dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalulacyjnego,
.ppt (Microsoft Office PowerPoint) - dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych,
.docx, .xlsx, .pptx (Office Open XML File Formats) - otwarta specyfikacja techniczna aplikacji biurowych,
.csv (Comma Separated Values) - wartości rozdzielone przecinkiem.

Dokumenty graficzne:

.jpg (.jpeg)
.gif
.tif (.tiff)
.geotiff
.png
.svg

Pliki dźwiękowe lub wideo:

.wav (wave form audio format) - plik audio,
.mp3 (MP3 File Format) - plik audio,
.avi (Audio Video Interleave) - niekompresowany plik audio/wideo,
.mpg, .mpeg (MPEG-2 Video Encoding) - plik wizualny z dźwiękiem lub bez,
.mp4, .m4a, .mpeg4 (MPEG-4 Visual Coding) - plik wizualny z dźwiękiem lub bez,
.ogg (Ogg Vorbis Audio Format) - plik audio,
.ogv (Theora Video Format) - plik audiowizualny z dźwiękiem lub bez,

Pliki skompresowane:

.zip (ZIP file format) - format kompresji plików,
.tar (Tape Archiver) - format archiwizacji plików,
.gz, .gzip (GZIP file format) - format kompresji plików,
.7Z (7-Zip file format) - format kompresji plików,

Dokumenty podpisane elektronicznie:

XMLsig (XML-Signature Syntax and Processing) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML,
XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML,
PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie PDF,
CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie CMS,
ASIC (Associated Signature Containers) - Podpis elektroniczny dokumentów wykorzystujący kontener ZIP.

Formaty danych w trybie odczytu:

.dwg - plik binarny programu AutoCAD z grafiką wektorową,
.dwf - skompresowany plik programu AutoCAD,
.dxf - plik programu AutoCAD kodowany znakami ASCII,
.dgn - pliki programu MicroStation z grafiką wektorową,
.jp2 (Joint Photographic Experts Group 2000) - format graficzny JPEG2000.

Łączny rozmiar wszystkich załączników dołączanych do pisma nie może przekroczyć 500MB.

Doręczanie dokumentów na informatycznych nośnikach danych

W przypadku doręczania dokumentów elektronicznych na informatycznych nośnikach danych należy je dostarczyć w godzinach pracy (7.45 - 15.45) do Sekretariatu Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP, ul. Trawiasta 20B, 15-161 Białystok. Obowiązującymi formatami plików są formaty analogiczne do akceptowanych podczas korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Akceptowanymi nośnikami danych są płyty CD, DVD, CD-RW oraz DVD-RW.

Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem (§ 10 rozporządzenia).

Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone:

poświadczeniem przedłożenia,
dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata.

W przypadku elektronicznego poświadczenia przedłożenia:

dokument elektroniczny powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, albo opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub - jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne - zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych (płyta CD, CD-RW, DVD, DVD-RW) dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument.

Zasady przyjmowania korespondencji za pomocą poczty elektronicznej

Podlaska Wojewódzka Komenda OHP udziela odpowiedzi na korespondencję otrzymywaną pocztą elektroniczną, która spełnia wymogi określone w art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. z 2017r. poz. 1257):

"Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych."

Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać co najmniej wskazanie:

imienia i nazwiska osoby, od której pochodzi korespondencja,
adresu osoby, od której pochodzi korespondencja (kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru domu, mieszkania),
przedmiotu sprawy, której dotyczy.

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (§ 9 ust. 1 rozporządzenia).